אישורי הגעה: איך מקבלים תשובה מכל המוזמנים
בלי אישורי הגעה אי אפשר לדעת כמה אוכל להזמין, כמה כיסאות להכין ואם צריך לשנות מקום. הבעיה היא שאנשים נוטים לא לענות, או לענות "בטח" ולא להגיע. כמה הרגלים משפרים את שיעור התשובות.
מה שחייב להיות בהזמנה
- מה: סוג האירוע ומי מזמין.
- מתי: תאריך ושעה, ואם צריך, מתי נגמר.
- איפה: כתובת עם הוראות הגעה וחנייה.
- עד מתי מאשרים: תאריך ברור. בלי מועד אין דחיפות.
- איך מאשרים: קישור אחד, לא הוראה "תשלחו לי הודעה".
- מה עוד חשוב: אלרגיות, דרישות לבוש, אם מותר להביא ילדים או בן/בת זוג.
הקישור קובע
כל שלב נוסף בתהליך מוריד את שיעור התשובות. הכי טוב:
- קישור שנפתח בטלפון בלחיצה אחת
- אישור ללא הרשמה וללא הורדת אפליקציה למי שלא רוצה
- שדות מעטים: שם, האם מגיעים, וכמה אנשים
ב-PlanOra אפשר ליצור קישור הזמנה ולשלוח אותו בוואטסאפ, ב-SMS או במייל, והמוזמנים מאשרים הגעה דרכו, גם בלי חשבון.
מתי לשלוח
- אירוע קטן וחברי: שבוע עד שבועיים מראש.
- אירוע גדול, משפחתי או כזה שדורש נסיעה: חודש עד ארבעה שבועות לפני, ותזכורת לפני המועד האחרון.
- אירוע ספונטני: אפשר ביום או יומיים, אבל בקשו תשובה מהירה.
תזכורת אחת, בצורה נעימה
- שלחו תזכורת אישית ולא לכל הקבוצה. "היי דנה, אשמח לדעת אם את מגיעה, עד יום חמישי סוגרים כמויות".
- אל תשלחו יותר משתי תזכורות.
- הציעו אפשרות נוחה לסרב: "אם לא מתאים, גם זה בסדר, פשוט תעדכנו".
מה עושים עם "אולי"
שיעור לא מגיעים
גם מי שאישרו לא תמיד מגיעים. כשמתכננים אוכל, חשבו על השיעור הזה מניסיון קודם עם אותה קבוצה, ואל תניחו שכולם יגיעו. אין מספר קבוע, וכדאי לבדוק מול האירוע הקודם שלכם.
אחרי האישורים
- עדכנו את המקום, הקייטרינג או הקבוצה במספר הסופי.
- שלחו יום לפני תזכורת קצרה עם כתובת ושעה.
- המשיכו לחלוקת משימות ולתכנון יום ההולדת.
מארגנים אירוע?
PlanOra מרכזת משימות, סקרים, צ׳אט, גלריית תמונות, הוצאות והזמנות עם אישורי הגעה, הכול במקום אחד. חינם.
מתחילים לתכנן