איך קובעים תאריך למפגש שמתאים לכולם (בלי 50 הודעות בקבוצה)
"מתי כולם פנויים?" היא אחת השאלות שמייצרות הכי הרבה הודעות והכי מעט תשובות. הסיבה פשוטה: כל אחד עונה בתזמון אחר, ואף אחד לא רואה את התמונה המלאה. סקר מסודר פותר את זה.
למה שרשרת הודעות לא עובדת
- התשובות נקברות בין הודעות אחרות.
- אנשים עונים "אני גמיש" ולא מחליטים.
- מי שענה ראשון משנה את דעתו אחרי שרואה את שאר התשובות.
- בסוף מישהו צריך לספור ידנית.
ששה צעדים לקביעת תאריך
- צמצמו את האפשרויות. בחרו 3 עד 5 תאריכים סבירים בלבד. יותר מדי אפשרויות מקשות על ההצבעה.
- ציינו שעה בכל אפשרות, כדי שלא ישאלו שוב.
- תנו מועד אחרון להצבעה, למשל יומיים. בלי מועד, הסקר נשאר פתוח.
- בקשו מכולם להצביע, גם למי שגמיש. הצבעה על כל האפשרויות הטובות מאפשרת לראות איפה יש חפיפה.
- הכריעו. כשהמועד האחרון מגיע, בחרו את התאריך שהכי הרבה אנשים יכולים, ופרסמו אותו. לא כל אחד יהיה מושלם לכולם.
- נעלו את התאריך, ועברו לשלב הבא: אישורי הגעה ותכנון.
מה כדאי לשאול בסקר
- תאריך ושעה
- מקום, אם עוד לא סגור
- סוג האירוע, כשיש כמה רעיונות
תקלות שכיחות
- שלחתם סקר ואף אחד לא ענה. שלחו תזכורת אישית קצרה, ולא תזכורת כללית לקבוצה.
- תיקו. תנו לקבוצה בחירה בין שתי האפשרויות הראשונות, או הכריעו בעצמכם, מארגן הוא גם מי שמחליט.
- מישהו חדש הצטרף אחרי הסקר. עדכנו אותו, אבל אל תפתחו את ההחלטה מחדש.
איך עושים את זה בפועל
אפשר ליצור סקר בכל כלי: קבוצת צ'אט, טופס או אפליקציה. ב-PlanOra אפשר ליצור סקר תאריך (וגם סקר מקום) בתוך עמוד האירוע, לשלוח את הקישור למוזמנים ולראות את התוצאות במקום אחד. אחרי שהתאריך ידוע, עברו לאיסוף אישורי הגעה ולחלוקת משימות.
מארגנים אירוע?
PlanOra מרכזת משימות, סקרים, צ׳אט, גלריית תמונות, הוצאות והזמנות עם אישורי הגעה, הכול במקום אחד. חינם.
מתחילים לתכנן