איך מחלקים משימות באירוע בלי לרדוף אחרי כולם
רוב האירועים לא נכשלים בגלל חוסר רצון לעזור, אלא בגלל שאף אחד לא יודע מי אחראי על מה. "מישהו יביא כיסאות" הוא המשפט שמסביר למה בסוף אין כיסאות. הנה שיטה שעובדת לקבוצות קטנות וגדולות.
הכלל הראשון: משימה אחת, אדם אחד
משימה שיש לה שני אחראים, אין לה אחראי. אם צריך שני אנשים, פצלו אותה: "אחד קונה, אחד מוביל".
ארבעה פרטים בכל משימה
- מה בדיוק. "להביא שתייה" מעורפל. "להביא 12 בקבוקי מים וקרח" ברור.
- מי. שם אחד.
- עד מתי. תאריך או שעה, כדי שלא תהיה הפתעה ברגע האחרון.
- איך יודעים שנגמר. מסמנים כשהמשימה בוצעה.
איך מחלקים בלי להישמע כמו מנהל
- הציעו, אל תכפו. "מי רוצה לקחת את הקניות?" עובד טוב יותר מבחירה בשמות.
- חלקו לפי יכולת ונוחות: מי שיש לו רכב, מי שגר ליד חנות, מי שאוהב לבשל.
- שימו קודם את המשימות הקשות, והשאירו את הקלות לאחרונים. כך הקבוצה לא נתקעת בסוף עם המשימה שאף אחד לא רוצה.
- התחילו מעצמכם. כשהמארגן לוקח משימה ראשון, אחרים מצטרפים.
מקום אחד לכל המידע
חלוקת משימות בקבוצת צ'אט עובדת רק עד שההודעות נקברות. כדי שאפשר יהיה לראות מה פתוח, מה בוצע ומי לקח מה, שימו את הרשימה במקום אחד קבוע: מסמך משותף, או אפליקציה לתכנון אירועים. ב-PlanOra כל אירוע כולל רשימת משימות עם שיוך לאדם וסימון ביצוע, לצד צ'אט, סקרים, גלריה והוצאות, כך שהכול נמצא באותו עמוד.
מה עושים כשמישהו לא עושה
- שלחו תזכורת קצרה יום או יומיים לפני: "רק מוודאים שהכול בסדר עם הקרח".
- אם יש בעיה, הציעו להחליף: "אם זה לא נוח לך, מי יכול לקחת?"
- שמרו מרווח ביטחון: אל תשאירו משימה קריטית אחת אצל אדם אחד.
תבנית שאפשר להעתיק
- קניות לאוכל. אחראי: ____ עד: ____
- ציוד והסעת ציוד. אחראי: ____ עד: ____
- שתייה וקרח. אחראי: ____ עד: ____
- מוזיקה. אחראי: ____ עד: ____
- צילום ואיסוף תמונות. אחראי: ____ עד: ____
- ניקיון ופינוי. אחראי: ____ עד: ____
אפשר להשתמש בה כמו שהיא, או ליצור אירוע ב-PlanOra ולהעלות אותה כרשימת משימות. דוגמאות מלאות: צ'קליסט למנגל ומדריך ליום הולדת.
מארגנים אירוע?
PlanOra מרכזת משימות, סקרים, צ׳אט, גלריית תמונות, הוצאות והזמנות עם אישורי הגעה, הכול במקום אחד. חינם.
מתחילים לתכנן